Văn phòng làm việc

văn phòng làm việc là khái niệm để chỉ nơi làm việc của các nhân viên trong một công ty hay nơi làm việc của cán bộ cơ quan nhà nước. Vậy văn phòng làm việc nên bố trí những gì và bố trí như thế nào? Mời bạn đọc cùng theo dõi bài viết dưới đây của Nội Thất Cát Tường

Khái niệm văn phòng là gì?

Văn phòng là gì? Văn phòng là điểm trung tâm của tổ chức. Là nơi thực hiện các hoạt động khác nhau của tổ chức kinh doanh. Văn phòng là bộ não của cả một tổ chức. Văn phòng thực hiện chức năng văn thư như thu thập thông tin, ghi chép phân tích, phân phối thông tin và chức năng điều hành như hoạch định, hoạch định chính sách, tổ chức, ra quyết định, v.v. Để giải thích khái niệm văn phòng là gì, thì ta có hai khái niệm về văn phòng như sau:

Khái niệm truyền thống

Quan niệm truyền thống định nghĩa văn phòng là nơi thực hiện mọi hoạt động quản lý và văn thư. Đó là lĩnh vực nhất định trong kinh doanh. Tất cả các chức năng kinh doanh được quy định và chỉ đạo từ văn phòng. Nó thu thập và lưu trữ thông tin về văn phòng.

Nơi tập trung nhiều nhất của hoạt động thủ tục giấy tờ thường được gọi là văn phòng. Do đó, khái niệm truyền thống giải thích văn phòng là một nơi cụ thể. Nó là nơi đặc biệt để xử lý toàn bộ hoạt động kinh doanh.

Khái niệm hiện đại

Khái niệm văn phòng hiện đại giải thích văn phòng là một hoạt động hơn là một địa điểm. Theo khái niệm này, bất kỳ nơi nào cũng có thể được coi là văn phòng, nếu thực hiện các hoạt động chính thức như hành pháp, văn thư.

Văn phòng là một bộ phận của các doanh nghiệp kinh doanh được dành cho việc chỉ đạo và điều phối các hoạt động khác nhau của nó. Nó là cơ quan không chỉ của các hoạt động hành chính quyết định chính sách của cả doanh nghiệp, mà còn là cơ sở của các hoạt động điều hành chính nhờ đó mà chính sách đó được thực hiện.

Văn phòng tồn tại ở bất cứ nơi nào thực hiện một số loại công việc nhất định. Sai lầm khi coi văn phòng là một địa điểm cụ thể. Giống như cây được biết đến bởi quả của nó, vì vậy một văn phòng kinh doanh cũng được biết đến bởi những chức năng mà nó thực hiện.

Vì vậy, văn phòng là một bộ phận quan trọng của tổ chức, trong đó các chức năng hành chính và văn thư khác nhau được thực hiện để đạt được mục tiêu của tổ chức. Nó có tầm quan trọng đối với một khu vực chức năng của doanh nghiệp hơn là một địa điểm cụ thể.

Tóm lại, văn phòng là nơi thực hiện mọi hoạt động kinh doanh liên quan đến văn thư và điều hành. Nó đóng vai trò là điểm trung tâm của toàn bộ tổ chức và tất cả thông tin và tài nguyên đều đến một văn phòng và chúng được phân phối từ chính văn phòng đó.

Chức năng của văn phòng là gì?

Mọi tổ chức đều được thành lập với mục tiêu thực hiện các mục tiêu cụ thể. Để đạt được mục tiêu này, các chức năng khác nhau phải được thực hiện. Văn phòng là trung tâm cho tất cả các hoạt động kinh doanh khác nhau. Do đó, một văn phòng phải thực hiện nhiều hoạt động khác nhau. Để đơn giản hơn, chúng tôi đã chia chức năng của văn phòng thành hai loại sau:

Chức năng cơ bản

Chức năng quản trị

Chức năng cơ bản

Các hoạt động thu thập và phân phối thông tin thường xuyên được gọi là chức năng cơ bản. Nó liên quan đến các chức năng như thu thập, ghi lại, phân tích, lưu trữ và phân phối thông tin. Mọi loại hình doanh nghiệp sẽ thực hiện các hoạt động cơ bản từ văn phòng của mình. Các hoạt động cơ bản của văn phòng được giải thích như sau:

Tiếp nhận và thu thập thông tin:

Chức năng chính của văn phòng là thu thập thông tin từ các nguồn khác nhau. Nói chung, có hai nguồn thông tin cho văn phòng, đó là nội bộ và bên ngoài. Thông tin nội bộ được cung cấp từ các đơn vị khác nhau của doanh nghiệp. Mặt khác, các nguồn bên ngoài là các cơ quan và tổ chức thu thập và phân phối thông tin.

Ghi thông tin:

Đó là các hoạt động khác của văn phòng. Văn phòng sẽ ghi lại thông tin có sẵn từ một nguồn khác trong “sổ nội bộ” và “sổ công văn”. Thông tin có sẵn từ bên ngoài tổ chức như thư từ, hóa đơn, đơn đặt hàng, v.v. được ghi vào sổ nội bộ. Các thông tin do tổ chức cung cấp cho người bên ngoài được ghi vào sổ công văn. Hệ thống ghi chép thông tin này giúp tổ chức hồ sơ và thông điệp của doanh nghiệp.

Phân tích:

Nó liên quan đến nghiên cứu chi tiết của thông tin thu thập được. Thông tin thu thập từ các nguồn khác nhau ở dạng thô và chưa qua xử lý. Trong chức năng này, thông tin được nghiên cứu chi tiết để tìm ra sự cần thiết của thông tin cho một mục đích tương lai.

Lưu trữ thông tin:

Thông tin được ghi lại cần được bảo vệ cho mục đích trong tương lai. Mức độ cần thiết của thông tin sẽ quyết định thông tin cần được bảo vệ trong bao lâu. Theo mức độ quan trọng của thông tin, một văn phòng sẽ lưu trữ thông tin trong một tệp riêng biệt.

Phân phối thông tin:

Chức năng cơ bản của mọi văn phòng là phân phối thông tin đến những người và bộ phận liên quan. Thông tin thu thập được sẽ được phân phối cho những người và bộ phận khác nhau để giúp họ ra quyết định và các hoạt động khác.

Chức năng quản trị

Chức năng quản trị liên quan đến quản lý một tổ chức kinh doanh. Đây là chức năng cấp cao và không theo quy luật tự nhiên. Chức năng quản trị của văn phòng liên quan đến quản lý nguồn nhân lực, mua, kiểm soát bảo vệ tài sản, quan hệ công chúng … Chức năng hành chính của văn phòng được giải thích như sau:

Chức năng quản lý:

Các hoạt động liên quan đến quản lý kinh doanh như lập kế hoạch, lãnh đạo, kiểm soát, chỉ đạo, … được gọi là chức năng quản lý. Những người cấp cao nhất của tổ chức tham gia vào các hoạt động quản lý từ văn phòng. Chức năng quản lý là cần thiết để thực hiện thành công chức năng.

Chức năng nhân sự:

Chức năng nhân sự liên quan đến việc đặt đúng nhân viên vào đúng vị trí. Văn phòng có trách nhiệm xác định yêu cầu của những người có kỹ năng khác nhau và đặt họ vào đúng vị trí sau khi chọn được một ứng viên thích hợp. Văn phòng sẽ lập hồ sơ về thành tích của nhân viên để cung cấp giải thưởng và lợi ích trong tương lai.

Chức năng mua hàng và kiểm soát:

Văn phòng sẽ liên quan đến việc xác định các tài sản khác nhau và yêu cầu về nguồn lực cho hoạt động kinh doanh. Chức năng cơ bản của văn phòng là mua một tài sản thích hợp với giá hợp lý. Văn phòng phát triển cơ chế có hệ thống để mua tài sản và các nguồn lực khác cần thiết cho hoạt động kinh doanh với chi phí tối thiểu có thể.

Những điều cần chú ý khi bố trí phòng làm việc tại cơ quan

Sự thành công của doanh nghiệp thường phụ thuộc vào hiệu quả làm việc của nhân viên. Hãy tạo dựng một văn phòng làm việc tại cơ quan lý tưởng để giúp nhân viên tăng năng suất làm việc. Dưới đây là những điều cần lưu ý khi bố trí mặt bằng văn phòng làm việc.

Bố trí văn phòng làm việc gọn gàng, khoa học

Không gian làm việc văn phòng luôn ưu tiên sự gọn gàng và khoa học. Các món đồ dùng cần được lựa chọn phù hợp với phong cách nội thất, đảm bảo tiện lợi. Cách bố trí văn phòng làm việc khoa học rất đơn giản; đó có thể là cách lựa chọn các bộ bàn ghế từ chất liệu gỗ công nghiệp hoặc inox với kiểu dáng gọn gàng; và đặt chúng vào các vị trí sát tường để tạo nên các khoảng trống. 

Bố trí ánh sáng phù hợp cho không gian văn phòng

Để có được cách bố trí văn phòng làm việc hoàn chỉnh; ánh sáng trong văn phòng cũng là yếu tố quan trọng. Bạn hãy chú ý hơn đến nguồn cung cấp ánh sáng: ánh sáng tự nhiên và ánh sáng từ hệ thống đèn. 

Để tận dụng ánh sáng tự nhiên, bạn nên ưu tiên chọn thiết kế văn phòng mở; hoặc sử dụng các khung cửa sổ bằng kính; vách ngăn bằng kính để đón ánh sáng thiên nhiên lan tỏa khắp căn phòng. Đối với nguồn sáng từ hệ thống đèn, nên sử dụng các loại đèn âm trần hay hệ thống ánh sáng trắng. 

Khi sắp xếp đồ dùng trong phòng làm việc; không nên đặt đồ dùng che khuất ánh sáng. Hãy cân đối tính toán giữa ánh sáng nhân tạo và ánh sáng tự nhiên. Cần đảm bảo nhân viên của bạn có nguồn sáng đầy đủ để phục vụ cho công việc. 

Bố trí mặt bằng phòng làm việc tại cơ quan thuận tiện khi xử lý công việc

Để không gian làm việc tại văn phòng của bạn được thuận tiện nhất; bạn nên chú ý đến việc bố trí mặt bằng và tài liệu. Hãy đặt tài liệu ở vị trí dễ nhớ như tủ kệ trong văn phòng. Việc lưu trữ tài liệu cũng cần được sắp xếp dễ tìm, theo thứ tự. 

Bên cạnh tài liệu thì những phòng ban của công ty cũng được sắp xếp ở vị trí phù hợp; thuận tiện cho việc đi lại và di chuyển của mọi nhân viên. Đối với những đồ dùng hay sử dụng; khi bố trí mặt bằng văn phòng; bạn nên đặt ở nơi dễ tìm, tránh ẩn khuất. Điều này giữ cho không gian văn phòng của bạn luôn được gọn gàng; không trở nên lộn xộn sau mỗi buổi chiều tan ca hay mỗi sáng bắt đầu công việc.

Chú ý tới yếu tố phong thủy khi bố trí phòng làm việc cơ quan

Việt Nam là một quốc gia có nền văn hóa Á Đông đậm đà bản sắc dân tộc. Do đó, khi thiết kế văn phòng hay nhà ở, yếu tố phong thủy là điều không thể bỏ qua. Yếu tố phong thủy có ảnh hưởng trực tiếp đến vận may của chủ doanh nghiệp; ảnh hưởng đến sự phát triển của công ty. Do đó, cách sắp xếp đồ dùng nội thất trong văn phòng cần tuân thủ theo những nguyên tắc chung phong thủy. 

Bạn hãy nhớ một số nguyên tắc phong thủy như: không kê bàn làm việc đối diện với cửa ra vào; không kê bàn làm việc đối diện với nhà vệ sinh…Hoặc đơn giản hơn là việc lựa chọn màu sắc nội thất, đồ dùng trang trí hợp mệnh, hợp phong thủy của chủ nhân căn phòng. Hãy lựa chọn các loại tranh phong thủy, cây phong thủy mang đến may mắn và tài lộc cho doanh nghiệp. Nên có bàn thờ thần tài trong văn phòng để “ cầu tài” cho công việc của văn phòng phát triển, thăng tiến.

Cách bố trí phòng làm việc tại cơ quan theo từng không gian

Việc bố trí phòng làm việc tại cơ quan không chỉ dựa trên phong cách thiết kế hay diện tích văn phòng; mà còn phụ thuộc vào mục đích sử dụng của từng không gian. Các thiết kế phòng làm việc giám đốc, phòng nhân viên hay phòng họp là không giống nhau. Dưới đây là một số gợi ý về cách bố trí văn phòng làm việc theo từng không gian chức năng mà bạn có thể tham khảo.

Cách bố trí phòng làm việc giám đốc

Khu vực làm việc của giám đốc là không gian quan trọng bậc nhất của doanh nghiệp. Nơi đây là khu vực giám đốc tiếp khách – tiếp đối tác; mang về những cơ hội kinh doanh làm ăn cho công ty. Do đó phòng làm việc của giám đốc luôn yêu cầu cao về thiết kế.

Cách bố trí phòng làm việc giám đốc cần được thiết kế ở nơi thông thoáng; không bị che mất tầm nhìn, có thể nhìn ra bên ngoài và tiếp nhận ánh sáng, luồng gió dễ dàng. Cách bố trí đồ dùng nội thất trong phòng làm việc giám đốc cần đề cao sự khoa học, gọn gàng.

Trên đây là những thông tin về văn phòng làm việc mà Nội Thất Cát Tường muốn bật mí cho các bạn. Hi vọng bài viết sẽ mang đến nguồn thông tin tham khảo hữu ích.